O equilíbrio certo de tempo para freelancers

Uma carga de trabalho pesada sempre tem seus efeitos. Os funcionários geralmente aceitam isso se tiverem uma conexão especial com a empresa ou se esperarem um impulso na carreira com um compromisso adicional. É precisamente por essas razões que é difícil para os freelancers, em particular, manter sua carga de trabalho em um nível ideal e consistente.

Muito pouco trabalho tem um impacto direto na renda mensal, mas uma carga de trabalho muito alta pode, por sua vez, ter consequências para a qualidade do trabalho, mas também para o bem-estar e, em última instância, a saúde. Portanto, é particularmente importante para freelancers encontrar um bom equilíbrio com a carga de trabalho certa. Obviamente, isso não é fácil – mas com nossas dicas pode ser feito.

Dividir o tempo livremente – muitas vezes uma falácia

Autônomos e autônomos podem escolher seu trabalho e programar seu tempo livremente. Basicamente, é claro, essa afirmação é verdadeira. Da perspectiva dos funcionários, a suposição de que os freelancers têm horas de trabalho agradáveis ​​e uma carga de trabalho relaxada costuma ressoar. Mas ser freelancer significa ter muito tempo livre e um bom equilíbrio entre trabalho e vida pessoal é uma falácia.

O gerenciamento do tempo livre não cria automaticamente uma programação relaxante, assim como, por outro lado, a seleção de empregos muitas vezes significa mais agonia do que escolha.

Pesando e definindo prioridades corretamente

Uma possibilidade: de qualquer maneira, há poucos pedidos, de modo que todos podem ou devem receber o máximo de atenção. Mas como nem tudo pode ser feito ao mesmo tempo, é muito difícil decidir qual cliente é mais importante – afinal, é preciso valorizar cada um.

Por outro lado, existe a possibilidade de um grande número de clientes entrar em contacto consigo, mas rejeitar pedidos individuais ainda não é um passo fácil. Em última análise, isso os leva a se voltar para a competição.

Uma enxurrada de pedidos costuma ser um problema. Se não houver horas de trabalho suficientes disponíveis, os responsáveis ​​são forçados a selecionar e priorizar. Você sempre caminha na linha tênue de potencialmente perder clientes individuais. Isso geralmente significa que mais pedidos são aceitos do que realmente podem ser atendidos. A praia dos Sonhos é um local que você poderá recarregar as energias.

Horas de trabalho estatisticamente mais altas

Em última análise, isso significa que os autônomos, em comparação com os empregados, muitas vezes trabalham em um número significativamente maior de canteiros de obras ao mesmo tempo e passam mais tempo trabalhando a cada semana. Pesquisas estatísticas mostram que a média de autônomo em tempo integral é atualmente de 46 horas por semana. Claro, deve-se notar que muitos deles colocaram sua própria visão ou paixão em prática e, assim, investem mais energia e tempo em seu projeto por conta própria. Mas o tempo de trabalho continua sendo tempo de trabalho.

Ao mesmo tempo, os autônomos têm o problema adicional de frequentemente terem de trabalhar uma quantidade de trabalho acima da média – ou pelo menos ter a sensação de que o sucesso da empresa está em jogo de outra forma.

Na prática, a flexibilidade teórica leva a uma carga de trabalho que se desvia para cima em vez de para baixo da semana padrão de 40 horas. Os trabalhadores autônomos, em última análise, correm o risco de se sobrecarregar e de se esgotar.

Bem-estar individual como fator na gestão do tempo

Esta não é uma avaliação exagerada dos perigos. Muito estresse e sobrecarga prolongada têm muitos efeitos clinicamente comprovados que colocam em risco a saúde do corpo e da psique. Distúrbios do sono, pressão alta, cansaço crescente e dificuldade de concentração aparecem primeiro – em última análise, depressão, síndrome de burnout ou mesmo um ataque cardíaco podem ser o resultado se a situação for mantida por muito tempo.

Saúde como um fator importante para o desempenho

Este é exatamente o cenário de pesadelo para os autônomos. A perda de mão de obra significa principalmente o perigo de tudo o que foi construído ao longo de muitos anos e a perda permanente de renda.

Uma boa orientação é a situação legal sobre segurança do trabalho, que visa proteger os colaboradores justamente desse risco. Como os autônomos não podem recorrer à lei contra o patrão, mas estão basicamente sujeitos ao autocontrole, eles podem exagerar nesse aspecto.

Por esta razão, o seguro de invalidez é uma questão com que se preocupar. Uma vez que um número inesperadamente grande deles tem que se aposentar prematuramente da vida ativa , isso representa uma salvaguarda importante – especialmente para empresários ou trabalhadores independentes que não são protegidos por outros mecanismos. Se a própria capacidade de ganhar uma renda falhar, o sustento deve ser garantido por outros meios.

Gestão de tempo sustentável

Para prevenir e evitar emergências, no entanto, a gestão sustentável do tempo é particularmente importante. Um planejamento consciente da alocação de tempo dependendo da situação do pedido é, portanto, uma base necessária para freelancers que desejam ter sucesso a longo prazo sem correr o risco de ficarem sobrecarregados.

Isso também requer uma comunicação com os clientes o mais aberta possível. Quando a situação de pedidos está prosperando, geralmente faltam recursos para concluir tudo prontamente. Portanto, não é incomum que os prazos sejam excedidos – porque um atraso tolerável para o cliente tem mais probabilidade de ser aceito do que o cancelamento de pedidos e, portanto, o risco de rotatividade.

Para que isso funcione a longo prazo, é importante ajustar as expectativas de acordo, de modo que os clientes saibam o mais precisamente possível sobre as circunstâncias. Mesmo que, por exemplo, haja a perspectiva de adicionar novos funcionários, isso pode ser comunicado a parceiros e clientes.

No longo prazo, é claro que não vale a pena se revisar para projetos individuais que, como clientes existentes, não são particularmente relevantes para o futuro. Portanto, é importante também classificar os pedidos de acordo com sua relevância futura e a probabilidade de se tornarem contas-chave e, em seguida, tomar uma decisão – se uma seleção for necessária devido a um grande fluxo de pedidos.

Ponha fim aos medos existenciais

Um problema enfrentado por muitos empresários é o medo de que os anos rosados ​​possam acabar a qualquer momento. Mesmo em fases de negócios bem-sucedidas, os chefes nem sempre conseguem sentar e relaxar – eles sempre se sentem compelidos a tirar o máximo proveito da onda de sucesso e alcançar o máximo possível, desde que as coisas corram bem.

Do ponto de vista econômico, é claro, essa não é uma abordagem errada. Mas o fator humano freqüentemente sofre com esse sistema. Ironicamente, isso pode levar ao excesso de cautela desencadeado pelo medo do futuro, levando ao fracasso.

Esse medo é, pelo menos entre os freelancers que já construíram uma boa rede de clientes , bastante infundado. Qualquer pessoa que permite que o medo influencie emocionalmente suas decisões tem ainda mais probabilidade de causar danos a longo prazo.

Portanto, é importante ter sempre uma avaliação realista da situação individual e, portanto, sempre tomar decisões objetivas sobre pedidos adicionais. Transferir recursos para adquirir novos clientes em vez de medidas de fidelidade do cliente pode ser muito útil em um determinado ponto.

Fases de negócios e limites de utilização

As empresas independentes, especialmente as startups, não têm vida fácil no início. De acordo com várias pesquisas, cerca de 80% de todas as startups fecham as portas novamente antes de completarem três anos.

Freelancers em setores mais realistas que são menos dependentes da implementação inicial de conceitos inovadores podem não ser tão afetados por isso – mas eles também têm muito o que fazer nos primeiros anos.

  • Construindo uma base de clientes: Networking e aquisição de clientes são muito importantes no início e requerem muita atenção. Sem uma base de clientes bem construída, é difícil obter sucesso a longo prazo na maioria dos setores.
  • Desenvolvimento do conceito e metodologia de trabalho: cada freelancer, como qualquer empresa, deve primeiro encontrar a sua zona de conforto. Durante esta fase de autodescoberta, ainda há muita experimentação até que as soluções ideais sejam encontradas.
  • Acumulação de capital e fluxo de caixa: é bastante raro obter lucros substanciais no primeiro ano financeiro. Claro, isso traz muita pressão adicional, já que os excedentes devem ser gerados o mais rápido possível.
  • Formação da equipe: os funcionários, especialmente os primeiros a se tornarem parte integrante da equipe, são um fator importante. Portanto, encontrar os funcionários certos também pode levar muito tempo.
  • Estabelecendo a posição de mercado: dificilmente qualquer setor tem facilidade no mercado e a concorrência nunca pára. Às vezes, pode levar vários anos para alcançar uma boa posição no mercado.

Carga de trabalho alta no início

Tudo isso significa que os primeiros anos, em particular, estão associados a grandes tarefas – e também é importante conseguir o maior número possível de pedidos e concluí-los bem .

Portanto, há muito a ser feito. Portanto, não é à toa que a jornada de trabalho tende a ficar acima da média, principalmente na fase inicial. De acordo com pesquisas, os autônomos têm cerca de dez vezes mais probabilidade de trabalhar mais de 50 horas por semana em comparação com os funcionários. Entre os autônomos que empregam pessoal próprio, isso se aplica a quase metade dos respondentes.

Não é de se estranhar que este seja o caso no início da empresa, ou que uma marcha mais alta tenha que ser selecionada em alguns momentos durante certas fases do negócio. Isso também deve ser possível para os autônomos, a fim de dominar sua grande tarefa.

No entanto, surgem problemas quando é uma condição permanente. A pesquisa de longo prazo mostrou que um tempo médio de trabalho que excede 48 horas por semana pode ter consequências para a saúde. Isto também levou a que este valor fosse explicitamente listado na Diretiva de Tempo de Trabalho da Comissão Europeia .

A maioria das pessoas corre um grande risco de desenvolver consequências psicológicas como depressão, ansiedade ou insônia, especialmente se trabalharem mais de 50 horas por semana. Mesmo a exaustão básica leva a problemas de concentração e afeta a memória, por exemplo, de modo que pode haver deficiências na qualidade do trabalho.

Como regra geral, aplica-se o seguinte: Em períodos curtos e previsíveis – como no início da empresa, durante a temporada de Natal no negócio de mala direta ou na fase final de projetos importantes importantes – horas extras e dias de trabalho intensivos e cheios de trabalho não são problema. Mas se se tornar a norma, as consequências para a saúde podem ser anunciadas em breve.

É assim que funciona com a carga de trabalho apropriada

Por isso, é importante, especialmente como trabalhador independente, onde as horas de trabalho estão nas suas próprias mãos, encontrar uma carga de trabalho agradável. Idealmente, você sempre terá empregos e empregos suficientes para ganhar bem e permitir que a empresa cresça – mas, ao mesmo tempo, cai em uma área em que as horas de trabalho permanecem o mais abaixo possível do limite mágico de 48 horas.

Portanto, é um ato de equilíbrio difícil que os freelancers têm que caminhar aqui. Como você pode determinar sua própria carga de trabalho de forma a atingir um bom equilíbrio entre carga de trabalho produtiva e jornada de trabalho saudável?

Como existe um equilíbrio muito preciso que dificilmente acontecerá por acaso, é importante você mesmo agir e projetar um conceito de planejamento que seja o mais bem elaborado possível.

A primeira palavra-chave que deve surgir aqui é gerenciamento de tempo. Algumas dicas que o ajudarão a adaptar seu escopo de trabalho:

  • Priorização de pedidos: quando os recursos de tempo são apertados, muitas vezes você não pode evitá-lo e tem que escolher entre diferentes projetos e definir prioridades de acordo. Se as tarefas que vêm em primeiro lugar forem selecionadas corretamente, isso pode tornar os processos posteriores muito mais fáceis. Os pedidos, bem como as tarefas, devem, portanto, ser divididos de acordo com dois aspectos. A importância e a urgência são fatores diferentes, mas ambos são relevantes na escolha das tarefas de maior prioridade.

As tarefas que são importantes e urgentes devem ser realizadas primeiro. Coisas menos importantes que também estão sob pressão de tempo podem, por exemplo, ser delegadas ou terceirizadas, enquanto tarefas importantes devem ser adiadas para uma data posterior sem pressão de tempo. O resto não é importante nem urgente – então, em caso de dúvida, não merece lugar na programação. Esta prática é conhecida como método Eisenhower.

  • Princípio de Pareto: O princípio da relação 80/20 pode ser aplicado em muitas situações, inclusive como freelancer. Basicamente, ele diz que 80% dos resultados desejados podem ser alcançados com 20% do esforço total. Nos negócios, isso significa que o foco em um negócio principal ou em alguns clientes-chave deve compor a maioria absoluta da receita, enquanto outras atividades que estão fora desse centro exigem muito esforço, mas não são muito lucrativas.

Da mesma forma, o princípio também pode ser aplicado ao gerenciamento de tempo: com priorização perfeita, até 80% das tarefas podem ser concluídas com 20% do esforço.

  • Siga os planos diários e semanais: é importante definir metas específicas. Estes devem ser claramente alcançáveis ​​e ao mesmo tempo perseguir interesses econômicos – mas acima de tudo, esses planos devem ser respeitados. Isso torna mais fácil evitar mais e mais horas extras. Ao estabelecer metas claras, baseadas em expectativas realistas, desenvolve-se uma rotina que logo será mais fácil de manter.

Também útil: pelo menos manter um livro de pedidos no início, anotando as atividades individuais e os tempos necessários para elas. Esses números podem ser úteis para uma estimativa mais realista do custo de novos pedidos.

  • Defina um plano de negócios: um plano de negócios holístico é uma estrutura perfeita que pode ser usada para orientar objetivos intermediários e, portanto, também planos semanais. Ambos os pontos centrais da atividade empresarial, planejamento financeiro, estratégia de marketing e a chamada análise SWOT devem ser considerados. Isso ajuda na avaliação objetiva dos requisitos para que decisões erradas devido ao pedido e ao FOMO do cliente possam ser evitadas.
  • Evite distrações: Especialmente como gerente de projetos múltiplos em união pessoal, existem inúmeros canteiros de obras que podem desviar a atenção da atividade atual. Então é importante não perder o foco e continuar trabalhando de forma direcionada , graças a prioridades bem definidas. O ambiente de trabalho e o meio ambiente também são bases importantes para isso.
  • Estabeleça limites claros: todo mundo conhece melhor seus próprios limites – mas deve ouvir com urgência os sinais do corpo. Limites sólidos para a carga de trabalho devem, portanto, ser definidos de acordo com sua própria resiliência. Se esses valores forem excedidos regularmente, este também é um bom sinal de alarme que pode alertar sobre sintomas físicos de sobrecarga.
  • Incluindo relaxamento: Não negligencie as pausas quando a carga de trabalho for alta! Mesmo fases de relaxamento curtas e regulares podem ter um efeito. Isso apenas reduz o tempo total de trabalho diário em alguns por cento, mas pode fazer maravilhas para a produtividade. Sair de casa por dois minutos a cada duas horas, fazer uma xícara de chá ou meditar – isso soma no máximo dez minutos adicionais de descanso por dia, mas garante melhor concentração a longo prazo. Em última análise, as horas de trabalho do dia inteiro são utilizadas de forma mais eficaz.
  • Comunique-se abertamente com os clientes: este é um conceito holístico que se relaciona a todos os processos de negócios possíveis. Por outro lado, é importante definir os limites de forma clara e precisa antes do início de um projeto e planejar com precisão o respectivo desempenho. Assim, evita-se que mal-entendidos levem a erros e que as etapas de trabalho sejam repetidas. Eliminar o tempo perdido é um dos aspectos mais importantes da boa administração do tempo e uma comunicação clara com antecedência desempenha um papel importante aqui.

Portanto: É melhor aguardar a resposta do cliente a uma consulta antes do início do projeto, em vez de começar apressadamente, apenas para possivelmente economizar algum tempo, mas se houver risco de erros. Por outro lado, há comunicação sobre sua própria cota de tempo. É uma prática comum em muitos lugares afastar clientes e parceiros repetidamente e adiar gradualmente o cronograma. Isso pode funcionar em casos individuais se for previsível que o backlog possa ser recuperado – mas não deve ser permanente. A abertura com os clientes em relação à situação do pedido é importante para manter a integridade do negócio. Além disso, a área de comunicação com o cliente oferece outros pontos de partida para otimização.

Palavra-chave fidelidade do cliente

No final, uma pequena digressão: Reter os clientes existentes é particularmente importante em uma existência autônoma de longo prazo. Portanto, este é freqüentemente um fator que deve ser levado em consideração ao planejar um pedido.

A base para a tomada de decisão deve ser sempre uma análise de pedido atual, a fim de ser capaz de avaliar de forma realista as relações entre clientes novos e existentes e a duração média da relação comercial. Entregar um bom trabalho prontamente também é uma medida de marketing importante quando se trata de reter os clientes existentes. Como o passivo vem com a priorização certa e foco na qualidade, é praticamente gratuito.

Se o foco nos clientes existentes for escolhido como a estratégia de negócios certa, isso terá um impacto direto no planejamento do projeto e no gerenciamento do tempo. Dependendo do setor, esse pode ser um dos fatores de sucesso mais importantes para freelancers e, portanto, deve ser considerado em um estágio inicial.

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