Como administrar melhor o tempo sendo freelance

Às vezes eu gostaria de ser um vampiro, ou pelo menos um lobisomem. Isso tornaria mais fácil o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, sobre o qual as pessoas falam o tempo todo. Mas infelizmente sou apenas humano, o que significa que tenho que dormir e meu dia consiste apenas em 24 horas. Na verdade, muito pouco para um freelancer ambicioso.
Para mim, isso significa que devo aproveitar ao máximo o meu tempo. É por isso que o gerenciamento do tempo é tão importante para mim, e é por isso que estou escrevendo este post.

Por que um bom gerenciamento de tempo aumenta as vendas

Os trabalhadores autônomos geralmente são pagos por hora – portanto, gerenciamento de tempo também significa gerenciamento financeiro. Todo freelancer tem uma taxa horária, mas  uma taxa horária mais alta não significa diretamente vendas mais altas por mês ou ano.

O que você quer dizer com isso? Quando se trabalha de forma independente, há um tempo calculado e um tempo não calculado. Ações demoradas também podem ser divididas em produtivas e distrativas. Para descobrir o valor real do tempo (e minhas vendas), acompanho e analiso minhas ações. Só posso calcular meu tempo produtivamente usado em horas. Aumentar o número de horas que podem ser cobradas é tão importante quanto a própria taxa horária. Para usar meu tempo de forma produtiva e calcular com mais frequência, preciso de uma boa administração do tempo.

Os três princípios do gerenciamento de tempo final

Não importa quais ferramentas ou estrutura eu use para minha gestão de tempo, existem três princípios que sempre sigo.

Confie na sua própria gestão.

Quando eu me atribuo uma tarefa, tenho que ter 100% de certeza de que serei lembrado dela no momento certo. De que vale um lembrete para trazer meu cabo HDMI para a apresentação quando já estou na sala de reuniões?

Mantenha as ferramentas o mais simples possível.

Se eu levar mais de 5 minutos apenas para preencher “Ligue para a Sra. Bergmann em uma hora”, isso não será eficaz. Eu rapidamente começava a anotar meus compromissos em um pedaço de papel, usando o despertador do celular ou simplesmente esquecendo-os.

Disponibilize as ferramentas o tempo todo.

O que eu sempre tenho comigo? Meu celular, por exemplo. Esqueça cadernos e diários. Não adianta nada se você está sentado em um restaurante, esperando a conta e tentando lembrar para quem ligar. No meu celular posso ter documentos, informações de contato, localizações e notas comigo a qualquer momento, com apenas alguns cliques de distância.

Implementar o que há de mais moderno em gerenciamento de tempo

A lista de tarefas

Desde o ensino fundamental, meus pais me disseram para marcar o horário para o dia seguinte. Este foi provavelmente o primeiro   método de gerenciamento de tempo que usei: uma lista simples de tarefas . É uma boa ideia, especialmente quando você está ocupado. Mas eu tinha um problema: se não terminava uma tarefa, caía no dia seguinte.

Com esse método, uma única tarefa adiada pode ser adiada até que eu descarte a lista depois de alguns dias, em vez de torná-la mais longa e impossível. Também não há prioridade das tarefas, por isso o que não é importante pode substituir o que é importante. Mesmo se alguém inesperadamente tiver algo urgente para fazer, o plano é destruído.

O calendário de compromissos

Claro, a próxima etapa é usar um calendário. Em vez de apenas planejar para o dia seguinte, você pode distribuir compromissos e tarefas nas próximas semanas e, se necessário, transferir algo para outro dia mais conveniente.

Manter sua agenda em dia é útil e importante. Mas quando você o usa para todos os tipos de tarefas, você atinge certos limites:

  • Muitas tarefas não pertencem a um momento específico
  • Atividades diferentes têm contextos diferentes, por exemplo, encontrar amigos, tarefas de trabalho, tarefas menos urgentes, compromissos com parceiros de negócios. Um único calendário não serve para tudo.

Isso significa que, embora um calendário seja um auxílio básico para o planejamento de tempo, ele apenas se encaixa em tarefas ou compromissos com limite de tempo.

Primeiro calendário, depois lista de tarefas

O que você pode fazer com as tarefas que não pertencem ao diário? Muito simples: Use o que não está vinculado a um horário: Listas de Tarefas. As listas são fáceis e eficazes de usar.

Se tenho tarefas que não precisam ser concluídas dentro de um determinado período de tempo, elas ainda são relevantes depois de, por exemplo, eu voltar das férias. Com um calendário, eu teria que adiar tarefas perdidas repetidamente.

Delegar trabalhos não amados.

A questão da gestão do tempo é estruturar minhas tarefas e compromissos de forma eficaz, com base na importância, urgência e complexidade das tarefas. Mas há outro aspecto:

Quero poder gastar meu tempo resolvendo de forma eficiente problemas que ninguém mais poderia resolver mais rápido ou melhor.
Eu deveria gostar das tarefas que faço. Isso me leva ao assunto da delegação. Existem muitas desculpas para não delegar, como o incômodo de explicar para a outra pessoa ou não querer gastar dinheiro em serviços que você mesmo poderia (embora pior) realizar.

Portanto, eu recomendo delegar nos seguintes critérios:

  • Quando estou entediado com o trabalho.
  • Quando outra pessoa os achar muito emocionantes.
  • Quando outra pessoa pode fazer 80% tão bem quanto eu.
  • Quando me custa menos delegar do que realizá-lo sozinho.

Não se trata apenas de comparar as taxas horárias. É também sobre o tempo improdutivo que você gasta aprendendo a si mesmo, enquanto outra pessoa poderia começar com um conhecimento anterior.

Nem toda situação precisa atender a todos os critérios. No final das contas, eu decido dependendo da situação e sigo meu instinto – que é apenas outra palavra para experiência inconsciente.

Otimize e automatize.

Como tantos outros, trabalho principalmente digitalmente, e a tecnologia me permite encurtar tarefas repetitivas. Se eu posso economizar apenas 3 segundos (como ao copiar e colar texto), mas faço isso 120 vezes por dia, e todos os dias úteis, eu economizo mais de duas horas por mês. Aqui estão três dicas específicas para dar uma ideia de como otimizar e automatizar seus próprios processos:

  • Use os atalhos do teclado sempre que possível.  Do básico:  Ctrl + C  (copiar),  Ctrl + V  (colar),  Ctrl + X  (cortar), até teclas de atalho mais complicadas, como  Ctrl + T + Shift  (reabrir a última guia fechada no navegador) (no Mac: em vez de  Ctrl  sempre  Cmd ) cada combinação economiza segundos valiosos.
  • Personalize o local de trabalho.  Muitas vezes tenho que transferir o conteúdo dos documentos ou adaptá-los com base nas informações. Minhas duas telas ajudam muito nisso. Também uso meu laptop como PC para me manter móvel.
  • Trabalhe em apenas uma tarefa por vez. Quando trabalho com concentração, cometo menos erros e não preciso me familiarizar com isso novamente, o que também me economiza tempo.

Atenção: com as muitas possibilidades da tecnologia, pode acontecer que você gaste mais tempo otimizando o processo da tarefa do que com a implementação real. Os perfeccionistas entre nós conhecem bem o problema. Embora a automação seja útil, às vezes você só precisa começar.

Implemente o gerenciamento de tempo com facilidade.

Construa seu próprio sistema de gerenciamento de tempo. As ferramentas digitais são a melhor maneira de rastrear e ajustar seu comportamento no processo.

Eu uso o Google Calendar como um calendário de compromissos, RememberTheMilk como um aplicativo para To Do Lists e RescueTime para entender com o que eu realmente gasto meu tempo.

Os problemas que posso marcar em menos de 20 minutos são implementados diretamente. Em RememberTheMilk, adiciono tarefas que não têm limite de tempo específico à respectiva lista de tópicos. Eu uso o calendário de compromissos para tarefas com prazos ou compromissos claros. Para tarefas que são repetidas em determinados intervalos, uso minha lista de tarefas e o calendário.

A estrutura das minhas listas de tarefas:

  • Espere  – por exemplo, em projetos onde trabalho em equipe e espero o trabalho dos outros.
  • Próximo  – As tarefas de prioridade mais alta que você conclui seguindo os prazos.
  • Compras  – Qualquer tarefa que exija que você saia fisicamente e compre algo, como mantimentos.
  • PC  – As tarefas a serem realizadas digitalmente.
  • Contato  – Ligue ou conheça alguém.

Eu faço todas as tarefas com prazos ou compromissos do calendário primeiro no tempo determinado. Em seguida, volto para as listas, começando com o que se encaixa melhor no momento (por exemplo, se já estou no supermercado, escolho ‘ fazer compras ‘) ou o que é mais urgente (‘ próximo ‘).

5 dicas para um gerenciamento de tempo eficiente

Você às vezes gostaria que o dia tivesse mais de 24 horas? Muito a fazer, mas não há tempo suficiente? Aí temos algumas dicas para o gerenciamento de tempo ideal para você! É por isso que o dia não vai demorar mais, mas espero que você tenha um pouco mais dele:

Dica 1: pense menor

Os especialistas dizem que você deve dividir o dia em pequenas unidades, de preferência em blocos de 15 minutos. À primeira vista, pode parecer muito fragmentado, mas tem algumas vantagens: Permite organizar melhor os seus compromissos. Veja o calendário do Outlook, por exemplo. A menor unidade de tempo aqui é meia hora – geralmente é demais para um compromisso por telefone ou uma pequena reunião. Mesmo assim, você bloqueia a meia hora inteira. Então você fica com a impressão mais rápido de que o dia está abarrotado de compromissos e também “bloqueado” por mais tempo do que o necessário. Idealmente, você também deve dividir tarefas maiores em várias etapas (que se encaixam em seus intervalos de tempo). Isso automaticamente proporciona um gerenciamento de tempo mais eficiente e as tarefas não têm mais um efeito opressor, porque agora existem várias tarefas pequenas em vez de uma grande. A fim de fortalecer este efeito, você deve, no entanto,Instale o buffer de tempo . Isso pode parecer contra-intuitivo para um gerenciamento de tempo eficiente, mas ajuda a manter sua estrutura no lugar. Afinal, sempre pode acontecer que algo apareça ou demore mais do que o planejado. Se você precisa de uma visão geral de seus tempos para isso, nosso recurso de suíte é muito útil.

Dica 2: planeje com eficiência

Essa estrutura e gerenciamento de tempo eficiente também incluem uma certa visão geral, especialmente de seus compromissos – aqui, o calendário de bolso antiquado (talvez em combinação com um calendário de parede maior? Dependendo da sua preferência) às vezes pode fazer maravilhas. Você sempre o tem com você e os compromissos são anotados de forma clara e clara no seu intervalo de bem-estar pessoal. Mas nem sempre o dia é feito de compromissos, a parte principal é de projetos e outras tarefas.

As três variantes da lista

Existem aproximadamente três variantes de planejamento: Por um lado, você pode criar as listas clássicas para suas tarefas futuras e marcar os itens um por um. Recomenda-se trabalhar primeiro com tarefas menores. Então você os tirou da cabeça e pode se concentrar totalmente nas tarefas maiores. No entanto, você não deve esquecer de priorizá- lo. Isso funciona particularmente bem com a matriz de Eisenhower. É composto por quatro campos nos quais você insere suas tarefas de acordo com sua importância e urgência: urgente e importante; urgente, mas não importante; importante, mas não urgente e nem importante nem urgente. Às vezes, só fica claro o que tem prioridade e o que não é. E por último, mas não menos importante, tente uma lista de coisas que não fazer . Anote tudo o que você explicitamente não deseja tratar naquele dia.

Ah, e mais uma coisa sobre tarefas e planejamento: seja bom consigo mesmo e preste atenção ao seu relógio interno e ao seu biorritmo. O melhor plano é basicamente para o lixo, se você não é uma pessoa da manhã, mas já está sobrecarregado de tarefas às oito da manhã.

Dica 3: use ocioso

Provavelmente, a maior preocupação com o gerenciamento do tempo funcionou com perfeição: ociosidade. Pontos mortos no dia a dia que não podem ser preenchidos porque o desperdiçamos, por exemplo, esperando, se deslocando ou faltando compromissos. Uh, desperdício? Certamente não. De agora em diante, será uma pequena, mas amada parte do dia. Os tempos de viagem no ônibus ou trem podem ser usados ​​idealmente para responder a um ou outro e-mail ou para fazer algumas ligações . Aqui você pode marcar as pequenas tarefas mencionadas antes e depois ter mais tempo para o resto. Mas a marcha lenta também pode ser usada para regeneração – que você precisa com urgência no meio. Basta ler um bom livro ou verificar seus canais de mídia social.

Dica 4: desligue o celular e as redes sociais

O que nos leva diretamente ao assunto: os mais famosos desperdiçadores de tempo, telefones celulares e redes sociais. Sei que provavelmente estamos parecendo professores agora – mas guarde o celular quando tiver coisas importantes para fazer. Ou desligue-o completamente ou no modo de voo , para que as mensagens recebidas não o distraiam. Normalmente, o telefone mudo não é suficiente, porque sejamos honestos, a gente sempre verifica se tem alguma novidade, certo? E isso também se aplica às redes sociais . Estudos mostram que gastamos 2,25 horas (!)gastar em redes sociais. Não admira que o dia esteja fugindo de nós. Portanto, o ideal é verificar seu celular e redes sociais apenas nos buffers planejados para ele, durante os intervalos ou enquanto espera. Os freelancers na área de mídia social são obviamente excluídos.

(A propósito, existem aplicativos extras que impedem o uso de mídia social em um período de tempo especificado por você, se isso for algo para você.)

Dica 5: forneça variedade

Por fim, uma dica profissional, se a motivação necessária para o gerenciamento sofisticado do tempo ainda está por vir: Traga um pouco de variedade. As tarefas em si podem ser variadas – talvez com projetos enfadonhos, você apenas adiciona tarefas de que gosta particularmente. Ou se você trabalha em casa de qualquer maneira, pode simplesmente incorporar tarefas domésticas menores. Então, em primeiro lugar, você tem tudo para trás e, em segundo lugar, sua cabeça está novamente livre para novas idéias. Vencer / Vencer, por assim dizer.

Conclusão

Mesmo que tal gerenciamento de tempo não seja o certo para todos – algumas pessoas precisam da espontaneidade para fazer jus à sua criatividade e fluxo de trabalho – ainda oferece uma quantidade considerável de estrutura. Portanto, um pouco mais pode caber no dia que de outra forma seria curto. Mas tenha cuidado: a gestão do tempo e o planejamento não devem ir muito longe, afinal, não deve ocupar mais espaço do que o trabalho (ou os intervalos, intervalos e outras atividades) em si. Portanto, entenda essas dicas como pontos de partida dinâmicos que você pode usar dependendo do tipo e ajustar a forma diária individualmente.

Eu deixo meu sistema me guiar. A gestão do tempo não só me ajuda a começar e organizar o dia corretamente, mas também serve como um lembrete dos meus objetivos e progresso até agora.

Pare de desperdiçar seu tempo e energia se lembrando do que você deve fazer ou descobrindo o que você quer fazer. Quando você começa com o que há de mais moderno em gerenciamento de tempo, suas ferramentas indicam a coisa certa.

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